Mag een werknemer email en internet privé gebruiken op de werkplek? Heeft een werkgever het recht email van een werknemer te lezen? Mag hij internetgebruik monitoren? Het wordt langzaam duidelijk wat je als werkgever en werknemer beter wel en niet kan doen. Ook is duidelijk dat email en (gegevens over) internetgebruik vallen onder de bescherming van de Nederlandse privacywetgeving. Een werkgever dient dus zorgvuldig om te gaan met email en internetgegevens.
Recht om te controleren
Aan de andere kant wordt ook algemeen erkend dat de werkgever een recht heeft om email en internetgebruik te controleren. Voorwaarde is dat de werkgever die controles uitvoert met een duidelijk doel. Bovendien moet de controlemaatregelen in een redelijke verhouding staan tot de belangen van de werknemer. Tot de belangen van de werknemer kunnen behalve privacy ook vrijheid van meningsuiting of recht op bepaalde informatie worden gerekend.
Adviezen aan werkgever
- Maak vooraf regels, bij voorkeur in goed overleg met werknemers (OR), en communiceer die duidelijk.
- Geef aan hoeverre privé-gebruik van email- en internet mag en onder welke voorwaarden.
- Als privégebruik van email en internet wordt toegestaan streef dan naar een scheiding tussen zakelijk gebruik en privégebruik.
- Maak verboden gebruik zoveel technisch onmogelijk.
- Leg in de regels vast welke controles er plaatsvinden op email- en internetgebruik en naleving van de regels en met welk doel die plaatsvinden. Doelen kunnen zijn:
- Begeleiding of beoordeling van de zakelijke communicatie, efficiency
- Bewijs of dossiervorming
- Systeem- en netwerkbeveiliging
- Controle op bedrijfsgeheimen
- Voorkomen van negatieve publiciteit
- Tegengaan van seksuele intimidatie
- Streef waar controle nodig is zoveel mogelijk naar geautomatiseerde controle en controle met behulp van anonieme of geaggregeerde rapportages en statistieken.
Gedragscode
Natuurlijk zijn er al verschillende incidenten in het nieuws gekomen. Uit de jurisprudentie die naar aanleiding van geschillen is ontstaan blijkt dat sancties van de werkgever (bijvoorbeeld ontslag) op email- of internetmisbruik door de rechter worden geaccepteerd als er duidelijke afspraken zijn gemaakt tussen werkgever en werknemer over gebruik van email en internet. Daarin moet het door de werkgever aangepakte ge- of misbruik nadrukkelijk als onwenselijk en/of verboden zijn bestempeld en er moet ook uit blijken wat mogelijke sancties zijn. Ontbreken de afspraken dan kan het verschillende kanten opgaan en neigt de rechter er eerder naar de werknemer te beschermen.
De invoering van een gedragscode voor het gebruik van e-mail en internet is een besluit Waarvoor de instemming van de ondernemingsraad nodig is (artikel 27 lid 1 sub l WOR).
Onderdeel van zo’n gedragscode kan zijn een verbod om email te gebruiken voor het verzenden van berichten met een pornografische, racistische, discriminerende, beledigende, intimiderende of aanstootgevende inhoud. Terzake internet kan worden opgelegd dat het internet aan de werknemer voor zakelijk gebruik beschikbaar wordt gesteld. Beperkt persoonlijk gebruik van het internetgebruik is evenwel toegestaan, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en dit geen verboden gebruik oplevert. Voorbeelden van verboden gebruik kunnen zijn sites die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten.
Vragen? Neem contact op met Annelies ten Hove: ath@tenhoveadvocatuur.com
